1. Introduction
La présente politique décrit comment ImmoSentinel collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de son service. Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés » modifiée.
2. Responsable de traitement
Pour les données des comptes utilisateurs (vous, agents et administrateurs de cabinets) : [À COMPLÉTER : raison sociale éditeur], désignée dans nos mentions légales.
Pour les données des clients enregistrés par les cabinets dans le Service : le cabinet utilisateur est responsable de traitement. ImmoSentinel agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
3. Données collectées
3.1 Données des utilisateurs (agents)
- email professionnel ;
- nom et prénom (optionnels) ;
- mot de passe (stocké sous forme de hash bcrypt — jamais en clair) ;
- cabinet de rattachement et rôle (agent / admin) ;
- journal des connexions réussies/échouées (IP, user-agent, horodatage) — finalité : sécurité et détection des intrusions ;
- date et version d'acceptation des CGU.
3.2 Données des clients du cabinet
Selon le choix de l'agent : nom, prénom, email, téléphone, critères de recherche (budget, type, surface, villes, options), statut commercial, notes libres, source d'acquisition, historique de matches.
3.3 Données de prospection : radar DPE et vendeurs en direct
Pour les cabinets qui activent le radar de prospection, le Service repère deux types de signaux, uniquement dans les communes suivies par le cabinet :
- diagnostics de performance énergétique et audits publiés en données ouvertes par l'ADEME (observatoire DPE-Audit, licence ouverte) : adresse du logement, caractéristiques du diagnostic, date. Le propriétaire n'est pas identifié ;
- annonces publiées par des particuliers (« vendeurs en direct ») : contenu public de l'annonce, type d'annonceur, adresse retrouvée à partir des informations publiques de l'annonce. Les coordonnées éventuellement présentes dans le texte de l'annonce ne sont ni extraites ni utilisées.
Ces signaux servent à adresser un courrier postal comportant une mention d'information (source des données, responsable, droit d'opposition, durée de conservation). Le Service ne permet et ne pratique aucun démarchage téléphonique. Le cabinet tient un registre des oppositions : une adresse qui s'y trouve n'est plus jamais proposée ni écrite.
3.4 Données du module Juridique
Mandats, bons de visite, signatures électroniques, diagnostics des biens en mandat et documents déposés dans le coffre-fort du cabinet : identité et adresse des mandants et visiteurs, caractéristiques du bien, dates. Les administrateurs du cabinet reçoivent par e-mail une alerte avant l'expiration d'un diagnostic.
3.5 Photos analysées par PhotoLoc
Photos de biens soumises par un agent pour en retrouver l'adresse : la photo est transmise au service d'analyse, une vignette et l'adresse proposée sont conservées dans l'historique du cabinet. Aucune personne n'est identifiée.
3.6 Données du module Patrimoine (si applicable)
Quand un client a explicitement consenti au partage avec un conseiller en gestion de patrimoine partenaire (article 6.1.a du RGPD — consentement) : email/téléphone partagés, adresse IP au moment du consentement, texte exact affiché au consentement, identifiant de l'agent ayant enregistré le consentement. Ces données servent à prouver l'origine et la validité du consentement en cas de contrôle CNIL.
4. Finalités des traitements
- Authentification et gestion des comptes (base : exécution du contrat) ;
- Fourniture du Service CRM immobilier (collecte, matching, rapports — base : exécution du contrat avec le cabinet) ;
- Sécurité (rate limit, détection brute-force, audit — base : intérêt légitime / obligation légale RGPD art 32) ;
- Conformité légale (registre des traitements, journalisation — base : obligation légale RGPD art 30) ;
- Prospection par courrier à partir des signaux DPE, des audits et des annonces de particuliers (base : intérêt légitime du cabinet, article 6.1.f ; information de la personne par le courrier, article 14 ; droit d'opposition, article 21) ;
- Suivi des diagnostics et alertes d'expiration, mandats et documents (base : exécution du contrat et obligation légale) ;
- Localisation de photos PhotoLoc (base : intérêt légitime) ;
- Partage de leads patrimoine (base : consentement explicite de la personne concernée).
Chaque cabinet peut générer depuis ses Paramètres son registre des traitements (article 30), qui reprend les traitements réellement actifs pour lui et les durées ci-dessous.
5. Destinataires
Les données sont accessibles à :
- les utilisateurs du cabinet (selon leur rôle : un agent voit ses propres clients, l'admin cabinet voit tous les clients de l'agence) ;
- les administrateurs du réseau d'agences (groupe) si applicable ;
- les administrateurs ImmoSentinel (super-admin), strictement pour la maintenance et le support ;
- l'hébergeur OVH SAS, pour le stockage technique des données et l'envoi des e-mails ;
- le conseiller en gestion de patrimoine partenaire, uniquement pour les clients ayant explicitement consenti ;
- le service public de géocodage (Base Adresse Nationale), qui reçoit des adresses postales sans identité ;
- Modal Labs, Inc., qui exécute le modèle PhotoLoc sur les photos soumises, sans identité ;
- Telegram Messenger Inc., uniquement si le cabinet active les alertes sur son propre bot ;
- Functional Software, Inc. (Sentry), pour le suivi des erreurs techniques, avec des données minimisées.
Les annonces immobilières proviennent d'un agrégateur d'annonces français et les diagnostics de l'ADEME : ces sources reçoivent des requêtes, jamais de données personnelles du Service.
Aucune donnée n'est cédée, vendue ou louée à des tiers à des fins commerciales.
6. Transferts hors UE
Les données sont hébergées en France (centre de données OVH à Roubaix). Trois traitements peuvent impliquer un prestataire établi hors de l'Union européenne, encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne : l'analyse des photos par PhotoLoc (Modal Labs, Inc., États-Unis : photos sans identité), les alertes Telegram lorsque le cabinet les active sur son propre bot (textes d'alerte), et le suivi des erreurs techniques (Sentry, données minimisées). Aucune donnée client n'est transférée hors UE en dehors de ces cas.
7. Durées de conservation
Les durées ci-dessous sont celles appliquées par le Service ; celles marquées « purge automatique » sont exécutées chaque jour sans intervention.
- Comptes utilisateurs : durée du contrat, puis 12 mois pour le traitement des litiges, puis suppression.
- Tentatives de connexion (adresse IP, navigateur) : 90 jours, purge automatique.
- Journal d'audit et journal des e-mails envoyés : 24 mois, purge automatique.
- Jetons de réinitialisation de mot de passe : 1 heure de validité, effacés 7 jours après, purge automatique.
- Clients du cabinet : tant que la relation est active ; 3 ans après le dernier contact pour un prospect. Le cabinet exporte ou supprime ; ses Paramètres comptent les clients sans contact depuis trois ans.
- Consentements patrimoine actifs : tant que le consentement n'est pas retiré ; retirés : 3 ans après le retrait (preuve du consentement, article 7), purge automatique.
- Signaux de prospection (DPE, audits, vendeurs en direct, suivi, courriers) : 180 jours, sauf suivi engagé (courrier posté, visite, mandat), purge automatique ; un vendeur en direct est retiré dès que son annonce disparaît.
- Registre des oppositions : sans limite, tant que l'opposition vaut.
- Mandats, bons de visite, signatures, diagnostics, documents : 10 ans après la fin du mandat (loi Hoguet).
- Annonces collectées : historique du marché, sans limite ; données rendues publiques par l'annonceur.
- Historique PhotoLoc (vignette, adresse proposée) : 12 mois, purge automatique.
- Sauvegardes chiffrées : 14 jours glissants par défaut, rotation automatique, chiffrement Fernet.
8. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie des données vous concernant ;
- Rectification : corriger des données inexactes ;
- Effacement (« droit à l'oubli ») : faire supprimer vos données ;
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré ;
- Limitation : restreindre temporairement le traitement ;
- Opposition : vous opposer au traitement pour motif légitime ; pour la prospection par courrier, sans motif et à tout moment : un mot au cabinet expéditeur, aux coordonnées figurant sur le courrier, suffit pour que l'adresse soit inscrite dans son registre des oppositions et ne soit plus jamais proposée ;
- Retrait du consentement à tout moment, sans condition, pour les traitements basés sur le consentement.
Vous pouvez exercer ces droits directement depuis votre compte (Paramètres → « Exporter mes données » ou « Supprimer mon compte »), ou par email à contact@immosentinel.fr en joignant un justificatif d'identité.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
9. Sécurité
Mesures techniques et organisationnelles mises en place :
- chiffrement TLS (HTTPS) pour tous les échanges ;
- mots de passe stockés en hash bcrypt (irréversible) ;
- jetons d'authentification JWT signés (HS256) avec expiration ;
- rate limit et lockout anti brute-force ;
- headers HTTP de sécurité (HSTS, X-Frame-Options, CSP, etc.) ;
- sauvegardes chiffrées Fernet (AES-128) avec rotation ;
- isolation multi-tenant stricte par cabinet ;
- journal d'audit des actions sensibles (super-admin, RGPD).
10. Cookies et stockage local
ImmoSentinel n'utilise aucun cookie de tracking publicitaire, aucun outil de mesure d'audience tiers, aucun pixel de traçage. Seul le localStorage du navigateur est utilisé pour conserver votre jeton d'authentification (JWT) pendant la durée de votre session.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La version courante est toujours accessible à l'adresse /confidentialite. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en seront informés par notification dans l'interface et/ou par email.
12. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, contactez-nous à : contact@immosentinel.fr.